内部統制システム

内部統制システムに関する基本的な考え方及びその整備状況

当社の内部統制システムといたしましては、業務の適正性を確保するための体制として、2017年3月17日の取締役会にて「内部統制システムの基本方針」を定める決議を行い、概要は以下のとおりです。
当社は、「一.私たちは、お客様満足度№1企業を目指します。一.私たちは、働く私たちの幸福№1企業を目指します。一.私たちは社会との調和を重んじ地域発展に貢献するとともに、関係する人々に信頼される企業を目指します。」を企業理念としており、この企業理念のもと、様々なステークホルダーに適切かつ公平に応えるべく、継続的な成長と企業価値の最大化を図りつつ、コーポレート・ガバナンスの充実・強化に努めていくことが重要な経営課題と位置付けている。
コーポレート・ガバナンスを維持していくうえで、業務の適正を確保するために必要な体制(内部統制システム)の確保・整備は、経営上必要なプロセスであると認識しており、次のとおり内部統制システムの構築に関する基本方針を定める。

1.取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制(会社法第362条第4項第6号)

(1)取締役会は、法令、定款、株主総会決議、取締役会規程等に従い、経営に関する重要な事項を決定する。
(2)取締役会は、内部統制の基本方針を決定し、取締役が、適切に内部統制システムを構築・運用し、それに従い職務執行しているかを監督する。
(3)取締役は、他の取締役と情報の共有を推進することにより、相互に業務執行の監督を行っている。
(4)取締役は、各監査役が監査役会で定めた監査方針・計画のもと、監査を受ける。

2.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制(会社法施行規則第100条第1項第1号)

株主総会、取締役会の議事録、経営及び業務執行に関わる重要な情報については、法令及び「文書管理規程」「稟議規程」等の関連規程に従い、適切に記録し、定められた期間保存する。また、その他関連規程は、必要に応じて適時見直し等の改善をする。

3.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制(会社法施行規則第100条第1項第3号)

(1)取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するため、取締役会の運営に関することを「取締役会規程」に定めるとともに、取締役会を月1回開催するほか、必要に応じて臨時開催する。
(2)取締役は、ITを活用した情報システムを構築して、迅速かつ的確な経営情報把握に努める。

4.使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制(会社法施行規則第100条第1項第4号)

(1)代表取締役は、取締役経営管理本部長をコンプライアンス管理の総括責任者として任命し、コンプライアンス委員会を設置させる。コンプライアンス委員会は、リスク管理委員会と連携して、コンプライアンスに関する内部統制機能の強化を継続的に行える体制を推進・維持する。
(2)万が一、コンプライアンスに関する事態が発生した場合は、コンプライアンス委員会を中心に、代表取締役、取締役会、監査役会、顧問弁護士に報告される体制を構築する。
(3)取締役及び使用人がコンプライアンスの徹底を実践できるように「役職員行動指針」を定める。
(4)当社は、コンプライアンスの違反やその恐れがある場合に、業務上の報告経路の他、社内外(常勤監査役・内部監査室・総務人事課・弁護士)に相談・申告できる「公益通報窓口」を設置し、事態の迅速な把握と是正に努める。

5.損失の危険の管理に関する規程その他の体制(会社法施行規則第100条第1項第2号)

(1)代表取締役は、取締役経営管理本部長をリスク管理の総括責任者として任命し、リスク管理委員会を設置させる。リスク管理委員会は、全社的なリスクの把握とその評価及び対応策の策定を行い、各担当取締役及び各部門長と連携しながら、リスクを最小限に抑える体制を構築する。
(2)リスク管理を円滑にするために、リスク管理規程等社内の規程を整備し、リスクに関する意識の浸透、早期発見、未然防止、緊急事態発生時の対応等を定める。

6.当社企業グループにおける業務の適正を確保するための体制(会社法施行規則第100条第1項第5号)

「関係会社管理規程」に基づき、関係会社の管理は、取締役経営管理本部長が統括し、毎月、職務執行のモニタリングを行い、必要に応じて取締役会への報告を行う。

7.監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項並びにその使用人の取締役からの独立性に関する事項(会社法施行規則第100条第3項第1号、会社法施行規則第100条第3項第2号)

(1)当社は、監査役の職務を補助する使用人は配置していないが、取締役会は監査役会と必要に応じて協議を行い、当該使用人を任命及び配置することができる。
(2)補助すべき期間中は、指名された使用人への指揮権は監査役に移譲されたものとし、取締役の指揮命令は受けない。

8.取締役及び使用人が監査役に報告するための体制その他の監査役への報告に関する体制(会社法施行規則第100条第3項第3号)

(1)監査役は、取締役会以外にも幹部会議等の業務執行の重要な会議へ出席し、当社における重要事項や損害を及ぼすおそれのある事実等について報告を受ける。
(2)監査役は稟議上、契約上、その他の業務執行に関する重要な文書を閲覧し、必要に応じて取締役及び使用人にその説明を求めることができる。
(3)取締役及び使用人は、取締役会に付議する重要な事項と重要な決定事項、その他重要な会議の決定事項、重要な会計方針・会計基準及びその変更、内部監査の実施状況、その他必要な重要事項を監査役に報告しなければならない。
(4)取締役及び使用人は、当社に著しい損害を及ぼすおそれのある事項及び不正行為や重要な法令並びに定款違反行為を認知した場合、すみやかに、監査役に報告しなければならない。

9.当社の監査役へ前項の報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制(会社法施行規則第100条第3項第5号)

当社の監査役へ、前項の報告を行った当社及びグループ会社の取締役及び使用人等に対し、その報告の事をもって不利な取り扱いをしないこととする。

10.当社の監査役の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項(会社法施行規則第100条第3項第6号)

(1)当社の監査役の監査に係る費用は、その監査計画に応じて予算化することで、その職務の円滑な執行を可能にする。
(2)監査の為に必要な費用の前払又は償還は速やかに行う。

11.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制(会社法施行規則第100条第3項第4号)

(1)監査役会は、代表取締役と定期的に会合を開き、意思の疎通及び意見交換を実施する。
(2)監査役は、会計監査人及び内部監査担当とも意見交換や情報交換を行い、連携を保ちながら必要に応じて調査及び報告を求める。

12.財務報告の信頼性を確保する体制

(1)当社の財務報告に係る内部体制については、金融商品取引法その他適用のある法令に準拠し、評価維持改善を行う。
(2)各部門は自らの業務の遂行にあたり、職務分離による牽制、日常的モニタリング等を実施し、財務報告の適性の確保に努める。

13.反社会的勢力排除に向けた基本方針及び体制

当社は、「反社会的勢力対策規程」において基本原則を定め、その旨と取締役及び使用人に周知徹底しております。
①組織としての対応
反社会的勢力に対しては、当社グループの社会的責任を強く認識し本規定に基づき、反社会的勢力による不当要求に対して組織全体で対応します。

②外部専門機関との連携
反社会的勢力による不当要求に備えて、平素から、警察・暴力団追放運動推進センター・弁護士等の外部の専門機関と密接に連携します。

③取引を含めた一切の関係遮断
反社会的勢力とは、取引関係を含めて一切の関係を遮断し、反社会的勢力による不当要求に対しては、断固として拒絶します。

④有事における民事と刑事の法的対応
反社会的勢力による不当要求に対しては、民事と刑事の両面から法的対応を行います。

⑤裏取引や資金提供の禁止
反社会的勢力に対して、資金提供や利益供与等は絶対に行いません。

反社会的勢力排除に向けた基本的な考え方及びその整備状況

(1)反社会的勢力等の排除に向けた基本的な考え方

当社の業態である不動産取引業については、賃貸仲介・売買仲介において各種法令上はもちろん、反社会的勢力との取引は、法整備が強く確立される以前より、商慣習として厳しく制限されております。代表取締役を中心に社内の風土としても反社会的勢力との取引を行わないという信念は強くあることから、取締役会、会議等においても、折に触れ、注意喚起がされております。警察署や関係機関により開催される反社会的勢力に関するセミナー等には、管理関係部署の社員を中心に積極的に参加しており、意識の徹底とともに情報収集にも努めております。排除・防止体制としては以上ですが、万一に備えて、全国暴力追放運動推進センターに賛助会員として参加しております。

(2)反社会的勢力等の排除に向けた整備状況

当社は反社会的勢力等と取引排除に向けた基本的な考え方を実践するため以下のとおりの体制を整備しております。
a.「反社会的勢力対策規程」「反社会的勢力対策マニュアル」について明文化し従業員への周知徹底を図ります。
b.反社会的勢力等の排除を推進するために経営管理本部を統括管理部署とし、経営管理本部管掌取締役を統括責任者とします。
c.「反社会的勢力対策マニュアル」等の関係規程を整備し、反社会的勢力等の排除のための体制構築に取り組みます。
d.取引先について反社会的勢力との関係について確認を行います。
e.反社会的勢力の該当有無の確認のため、外部関係機関等から得た反社会的勢力情報の収集に取り組みます。
f.反社会的勢力からの不当要求に備え、平素から警察、全国暴力追放運動推進センター、弁護士等の外部専門機関との密接な関係を構築します。